Monitoring floty — czy takie działania są legalne?

Lokalizatory GPS są wykorzystywane na szeroką skalę w polskich przedsiębiorstwach dysponujących sporą liczbą samochodów. Tego rodzaju urządzenia pozwalają zebrać niezbędne dane na temat użytkowania firmowych pojazdów oraz aktualnej lokalizacji kierowców. Przekonaj się, czy śledzenie pracowników z zastosowaniem GPS jest zgodne z obowiązującymi przepisami. 

Na czym polega monitoring służbowych samochodów?

Przedsiębiorcy, którzy chcą śledzić firmowe pojazdy, muszą wyposażyć samochody w specjalne nadajniki GPS (montowane m.in. pod maską, do gniazda zapalniczki lub złącza OBD). Niezbędne jest także wykorzystanie systemu zarządzania, czyli oprogramowania dostarczającego określone dane bezpośrednio do właściciela lub osoby odpowiadającej za monitoring floty.

Informacje są odczytywane w formie raportów w przeglądarce internetowej lub w aplikacji na smartfonie. Przedsiębiorcy otrzymują informacje na temat m.in. bieżącej lokalizacji pojazdów, zużycia paliwa, osiąganych prędkości, pokonanych tras czy liczby i miejsc postojów.

Czy monitoring floty jest legalny?

Zgodnie z obowiązującym kodeksem pracy, a także UODO i RODO, śledzenie służbowych samochodów oraz pozyskiwanie danych na temat sposobu wykorzystania pojazdów przez pracowników jest legalne, gdy spełnione zostają określone warunki. Przede wszystkim właściciel firmy powinien:

• ustalić cel użycia zainstalowanych lokalizatorów GPS,
• poinformować pracowników (minimum dwa tygodnie przed) o zastosowaniu monitoringu wraz z przekazaniem informacji na temat sposobu wykorzystania i zabezpieczenia zgromadzonych danych,
• dodać stosowną wzmiankę o stosowaniu urządzeń GPS w umowie o pracę i regulaminie firmy.

Lokalizatory GPS — o czym jeszcze pamiętać?

Właściciel firmy musi także stworzyć odrębny regulamin użytkowania samochodów służbowych, który zostanie przedstawiony pracownikom. Ponadto wewnątrz pojazdów należy umieścić znak informujący o zastosowaniu monitoringu GPS. Pracodawca ma prawo do sprawdzania, czy kierowcy w czasie pracy faktycznie wykonują powierzone im obowiązki, jednak nie może weryfikować ich wydajności.